Autor: Boris Moljević

 

 

Novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti

Pre tri godine u Narodnoj skupštini Republike Srbije izglasan je Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) (u daljem tekstu: „Zakon“) kojim je u Republici Srbiji detaljno definisan pojam arhivske građe, kao i obaveze lica koja na bilo koji način stvaraju istu. Naime, pre donošenja Zakona, na arhivsku građu i delatnost se primenjivao Zakon o kulturnim dobrima iz 1994. godine koji u svom jednom članu pominje arhivsku građu i Zakon o arhivskoj građi iz 1998. godine. Nijedan od pomenutih zakona nije bio usaglašen sa novim oblicima nastanka, odnosno stvaranja i čuvanja arhivske građe do kojih se došlo usled tehnološkog napretka, te je jasno da je donošenje novog Zakona bilo neophodno i neminovno.

Iako je primena ovog Zakona trebalo da počne istekom roka od godinu dana od njegovog objavljivanja u Službenom glasniku, zbog nespremnosti privrede da prihvati nove obaveze, primena je odložena za 1. januar 2024. godine.

U okviru ovog teksta, detaljnije ćemo analizirati Zakon i pokušati da ukažemo na najvažnije novine koje on nosi, kao i posledice za nepostupanje po njegovim normama.

Pojam arhivske građe i arhivske delatnosti

Zakon pod pojam arhivske građe definiše odabrani izvorni, ili u nedostatku izvornog svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom, odnosno delovanjem fizičkih ili pravnih lica, a istovremeno su od trajnog značaj za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti. Takođe, nije relevantno pitanje kada i gde su predmetni dokumenti nastali, da li se čuvaju u ustanovama zaštite kulturnih dobara, kao i u kom obliku su sačuvani.

Takođe, Zakon određuje i pojam dokumentarnog materijala kao celinu dokumenata ili zapisa nastalih, odnosno pripremljenih delovanjem pravnih ili fizičkih subjekata, u izvornom ili reprodukovanom obliku, bez obzira na formu i format u kom su zabeleženi. Dakle, ne spada svaki dokumentarni materijal u arhivsku građu, već samo onaj koji je od trajnog značaja za društvene oblasti, pa se usled toga trajno čuva i predaje se na čuvanje nadležnom arhivu, i to 30 godina nakon nastanka.

Jedna od novina koju prepoznaje Zakon jesu pojmovi arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, odnosno građe i materijala koji su izvorno nastali elektronski. Uvođenje ovih pojmova približava regulativu stvarnom stanju, budući da ogroman broj dokumenata u današnje vreme nastaje elektronski.

Zakon takođe pravi razliku između dva subjekta – stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala. Naime, stvaralac je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem je nastala konkretna arhivska građa ili dokumentarni materijal, dok se pod pojmom imaoca podrazumeva svaki nosilac prava (vlasnik, imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako lice koje ima državinu nad arhivskom građom ili dokumentarnim materijalom, na bilo koji način i po bilo kom osnovu.

Arhivska građa se može proglasiti i kao kulturno dobro, kulturno dobro od velikog značaja i kulturno dobro od izuzetnog značaja, a uslovi i postupak za utvrđivanje tog statusa arhivske građe sprovodi se po Zakonu kojim se uređuje zaštita kulturne baštine.

Obaveze stvaraoca/imaoca arhivske građe

Kada je reč o praktičnoj primeni Zakona i obavezama koje isti nameće subjektima, reč je o nizu obaveza administrativne prirode koje pre svih subjekti moraju ispunjavati svakodnevno. Naime, Zakon u članu 9. propisuje da je svaki stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u obavezi da iste savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju, i to u obliku u kojem su nastali. Konkretne obaveze su propisane članom 9, stav 2, a važe za sve subjekte osim fizičkih lica, i to su:

  • obezbeđivanje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  • određivanje stručnog lica koje je odgovorno za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
  • evidentiranje, označavanje, klasifikacija, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  • predaja arhivske građe nadležnom organu pod zakonskim uslovima i rokovima;
  • osiguranje trajnog čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, njenog održavanja, prebacivanja na nove nosače u propisanim formatima, sve do trenutka predaje javnom arhivu u elektronskom obliku;
  • vođenje arhivske knjige na propisanom obrascu;
  • dostavljanje prepisa arhivske knjige nadležnom organu za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, i to najkasnije do 30. aprila tekuće godine;
  • pribavljanje mišljenja nadležnog organa pre preduzimanja bilo koje vrste mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko presljenje, adaptacija prostorija, digitalizacija i dr.);
  • odabir arhivske građe i izdvajanje bezvrednog dokumentarnog materijala radi unitštenja, po isteku roka čuvanja, godinu dana od isteka utvrđenog roka;
  • omogućavanje ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva da vrši stručni nadzor da radnjama evidentiranja, klasifikovanja, odabira, arhiviranja, čuvanja, zaštite arhivske građe, kao i nad njenim odabirom iz dokumentarnog materijala;
  • postupanje u skladu sa merama i rokovima iz rešenja nadležnog arhiva, na osnovu prethodnog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  • obaveštavanje nadležnog javnog arhiva o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu, najkasnije 30 dana od nastanka predmetnih promena.

Zakon takođe dodatno propisuje i obaveze za stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, pa članom 11. utvrđuje da je stvaralac/imalac dužan da organizuje:

  • sprovođenje procedura i postupaka vezanih za upravljanje dokumentima, kao i da korišćenje informacionog sistema koji garantuje zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost  dokumentacije u elektronskoj formi;
  • pripremanje arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano skladištenje u elektronskoj formi, u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu Zakona.

Opšti akti vezani za arhiviranje – Pravilnik o arhiviranju

Ono što je posebno bitno za stvaraoce/imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nisu fizička lica, jeste obaveza donošenja određenih dokumenata, propisana članom 14. Zakona. Naime, predmetna obaveza se odnosi na donošenje:

  • opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  • liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
  • opšteg akta o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.

Možemo dakle zaključiti da je jedna od obaveza koju između ostalih i pravnim licima nameće ovaj akt donošenje, usvajanje i vođenje internih opštih akata kojima se u okviru organizacije imaoca arhivske građe posebno uređuje način upravljanja istom. Naravno, u okvirima postavljenim samim Zakonom.

Kaznene odredbe Zakona

Pooštrena kaznena politika zakonodavca, koja se ogleda u višestruko uvećanim kaznama za pravna lica i odgovorna lica koja ne ispunjavaju svoje obaveze propisane Zakonom, bi trebalo da dovede do striktnijeg poštovanja zakonskih odredaba. Naime, članom 65. Zakona propisane su novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za prekršaj učinjen od strane pravnog lica, a u iznosu od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu. Navedene kazne se, između ostalog, odnose i na nezakonito uništenje ili oštećenje arhivske građe, nepoštovanje obaveza propisanih članom 9. Zakona, deljenje arhivske građenje – arhivska građa se mora čuvati kao celina, nedonošenje propisanih dokumenata, kao i na kršenje drugih odredaba iz člana 65. Zakona